Neuigkeiten aus dem International Office

Mittwoch, 19.02.2014

Die letzten zwei Wochen (ich meine die 4. und die 5. Woche meines Praktikums) waren nicht weniger intensiv, als die ersten. Bis zum 14. Februar musste der Endbericht bei der Nationalagentur abgegeben werden. Meine Aufgabe war es die Unterlagen von 39 Schülern nach Vollständigkeit zu überprüfen, sortieren und für die Kontrolle zusammenzustellen (manche Unterlagen mussten im Original bei der Agentur vorgelegt werden, manche nur als Kopien). Da einige Schüler vergessen haben, die Boarding Passes im Original bei uns einzureichen und da die Kontrolleure diese unbedingt im Original sehen wollen, musste ich Kontakt entsprechend mit AirMalta oder mit Lufthansa Malta aufnehmen, um eine schriftliche Bestätigung des Fluges zugeschickt zu bekommen. Am Ende wurden „meine Unterlagen“ mit den Berichten, die inzwischen Antoinette mittels Mobility Tools generiert hatte, zusammengestellt und ich hatte das Vergnügen, ca. 1000 Seiten einzuscannen und zu binden. Endlich habe ich gelernt, eine Bindemaschine zu bedienen.

Parallel zur Vorbereitung des Endberichtes waren wir mit der Ausschreibung der Stipendien für das Jahr 2014/2015 beschäftigt. Es wird hier anders, als in unserer Schule organisiert. Die Schüler und Studenten aus fast allen Instituten dürfen sich bewerben. Erst wenn eine Bewerbung erfolgreich ist (und die Konkurrenz zwischen Studenten ist groß), kann der Schüler/Student erfahren, wohin er fahren wird. Man darf nicht, sich selbst ein Land oder ein Unternehmen aussuchen, wo man das Praktikum machen möchte. Und die Praktika dauern nur 3 Wochen. Da muss ich sagen, dass wir wirklich Glück mit unseren 5 monatigen Praktika haben. Ich brauchte gut 2 Wochen, um mich in die neuen Aufgaben einzuarbeiten. Und eigentlich lohnt es sich für Antoinette, mich tiefer in die Arbeit der Abteilung einzuführen nur darum, weil ich so lange hier bleibe und eine konkrete Leistung bringen kann.

Letzte Woche fanden auch mehrere Info-Treffen statt, die diejenigen Schüler, die in den nächsten Wochen ins Ausland fahren, zum Praktikum vorbereiten sollten. Aus diesem Grund musste ich mit den Schülern (16 Personen) telefonisch Kontakt aufnehmen, um den Temin des Treffens zu besprechen und festzulegen. Dann habe ich auch für sie die Verträge vorbereitet. Da drei Schüler ihre Praktika in Deutschland absolvieren werden, habe ich ihnen geholfen, eine Ferienwohnung zu finden.

Ich hatte auch die Möglichkeit, an drei Info-Veranstaltungen in der Nationalagentur teilnehmen, die der Einführung der Reform von Erasmus Programme gewidmet waren. Die Programme Erasmus und Leonardo da Vinci werden ab nächsten Jahr (also ab der gerade veröffentlichten Ausschreibung) unter einen Schirm gebracht und ERASMUS+ genannt. Die erste Veranstaltung war eine allgemeine Einführung in das neue Programm, die zweite konzentrierte sich auf Praktika und Studienreisen für Studenten und die dritte betriff die Praktika für Schüler.

Die neue Ausschreibung der Stipendien ist jetzt offen. Ich habe die Plakatentwürfe vorbereitet und, zusammen mit Antoinette, ca. 2800 Info-SMS an Schüler und Studenten verschickt. Meine Aufgabe war es, diejenigen Schüler und Studenten (aus insgesamt ca. 6000) auszusortieren, die sich um ein Stipendium bewerben dürfen. Ich bin sowohl auf dem Plakat, als auch in der SMS als eine Ansprechpartnerin angegeben. Deswegen bekam ich innerhalb einer Stunde über 50 E-Mails mit Fragen aller Art. Als ich diese Woche am Montag ins Büro kam, warteten auf mich über 130 Nachrichten und es kamen immer neue. Diese Woche bin ich praktisch ausschließlich damit beschäftigt, die Fragen bezüglich der Bewerbungen zu beantworten.